Cerca de 280 bilhões de e-mails são enviados ao redor do mundo todos os dias.

Mas será que as mensagens que você manda estão sendo lidas?

Estima-se que 79% de todos os e-mails nunca são abertos — estamos praticamente afogados em mensagens.

Uma pessoa que trabalha em escritório recebe de maneira geral cerca de 100 e-mails por dia — e tem 199 e-mails não lidos em sua caixa de entrada.

Como você pode garantir então que sua mensagem seja transmitida?

A seguir, apresentamos cinco dicas úteis selecionadas pela BBC Ideas:

1 – Envie na terça-feira de manhã

De acordo com um estudo baseado em 300 milhões de mensagens, uma dica concreta é:

Envie na terça-feira de manhã — às 10h para ser mais preciso.

Depois de tomar pé da situação na segunda-feira e se organizar para a semana, a manhã de terça-feira é quando muitas pessoas encontram tempo para tarefas individuais e se tornam mais produtivas.

A partir daí, começa a corrida para o fim de semana.

2 – Crie assuntos personalizados e curtos

Um estudo mostrou que personalizar o assunto dá a um e-mail uma chance 17% maior de ser lido.

Os assuntos mais curtos são melhores porque a maioria dos e-mails é lida agora no celular.

O comprimento ideal é entre seis e dez palavras.

3 – Seja objetivo e breve

Com frequência, damos uma passada de olhos rápida nos e-mails em busca de uma conclusão e podemos perder detalhes mais sutis.

Por isso, o segredo para um e-mail bem-sucedido é ser absolutamente claro — e breve.

Evite, portanto, palavras desnecessárias. E algumas que podem tirar a força da sua mensagem.

“Eu só queria pedir para…”

Termos como “só”, por exemplo, podem minimizar a importância do seu pedido ou da tarefa.

O Email Charter — uma espécie de guia criado por crowdsourcing (esforço coletivo na internet) para reduzir a avalanche diária de mensagens — vai além quando se trata de objetividade.

Se o seu e-mail for bem curto (tiver meia dúzia de palavras), eles recomendam que você coloque o texto no assunto, acompanhado da sigla em inglês EOM (acrônimo para “fim da mensagem”) no final.

Desta forma, o destinatário nem precisa abrir o email.

E se você não precisar de uma resposta, eles aconselham encerrar sua mensagem com NNTR, sigla em inglês para “não há necessidade de responder”.

4 – Use emojis com moderação

O psicólogo Daniel Goleman adverte que os e-mails tendem a ser interpretados de forma mais negativa do que se pretende, uma vez que não possuem os sinais sociais da interação presencial.

Devo então usar emojis?

Depende. Eles são ótimos para transmitir emoção. Mas um estudo descobriu que, enquanto as pessoas que sorriem pessoalmente são consideradas competentes e positivas, o efeito de uma “carinha feliz” não é o mesmo.

Uma “carinha feliz” em um e-mail de trabalho pode, na verdade, fazer você parecer menos competente.

5 – Fique atento às diferenças culturais

É importante lembrar que a etiqueta de e-mail é algo cultural e varia muito ao redor do mundo.

Na América do Sul, por exemplo, não é raro que e-mails de trabalho incluam temas pessoais antes de entrar no assunto de trabalho. Enquanto na Alemanha, os e-mails costumam ser formais e diretos ao ponto.

E, diferentemente dos países ocidentais, o silêncio ou o ato de não responder uma mensagem é considerado um sinal de respeito e compreensão no Sudeste Asiático.

Talvez, se aprendermos a escrever e-mails melhores, seremos capazes de enviar e receber menos mensagens, desafogando nossas caixas de entrada.

Você é daqueles que está enviando e-mails de forma errada?

Então escreva como um alemão, em uma manhã de terça-feira, e use emojis com moderação. Simples. NNTR.

BBC Ideas