À medida que as empresas incorporam definitiva ou parcialmente o trabalho remoto à jornada de trabalho, ferramentas e tecnologias à disposição dos profissionais podem ser usadas para simplificar e facilitar o dia a dia das equipes.

Agendar reuniões, controlar projetos e prazos, acessar arquivos da empresa e acompanhar oportunidades de vendas são exemplos de atividades que podem se tornar um enorme desafio com equipes trabalhando em horários diferentes ou em locais separados. No entanto, graças à possibilidade de armazenar dados em nuvem, é completamente possível coordenar diferentes jornadas de trabalho, mesmo que realizadas em ambientes e turnos distintos.

Para as pequenas empresas, que muitas vezes operam com recursos financeiros limitados, aumentar a produtividade e eficiência pode ser sinônimo de ganhos de tempo e dinheiro.

De olho nesse contexto, a Intuit QuickBooks, fintech americana que desenvolve sistemas de gestão financeira para pequenas empresas e escritórios de contabilidade, listou 6 grandes categorias de ferramentas à disposição de empreendedores e líderes, responsáveis por gerenciar equipes que realizam tarefas em ritmos bem mais flexíveis:

1) Gerenciamento de projetos

Sem organização é muito difícil alcançar progressos expressivos nos projetos realizados. Por isso, recorrer a um software de gerenciamento de projetos é essencial mesmo para os casos de retomada do trabalho presencial. Esses softwares oferecem os detalhes necessários sobre o que deve ser feito por cada um dos envolvidos, do início ao fim na execução do projeto.

Os gerentes do projeto podem atribuir tarefas, fazer upload de ativos, definir contingências, estipular prazos e acompanhar o que está sendo realizado, enquanto os outros representantes da equipe podem acompanhar níveis de informações semelhantes no mesmo espaço, verificar pendências e planejar a ordem de execução das tarefas.

Essas ferramentas também são ótimas para colaboração, já que todos podem deixar comentários e o feedback será quase instantâneo. Destaque para ferramentas como: Basecamp, Trello, Asana, Jira e Monday, que oferecem versões gratuitas.

2) Mais colaboração

Parecido com o gerenciamento de projeto, as ferramentas de colaboração podem manter  projetos em andamento, obedecendo um cronograma e prazos pré-estabelecidos. Caso o recurso em utilização seja o Trello, por exemplo, as equipes podem discutir ações  individuais antes do fim do prazo.

Slack e Discord são duas outras opções colaborativas convencionais normalmente utilizadas. Eles funcionam como salas de chat virtuais. É possível criar canais de equipe específicos para cada segmento de atuação.

Outro recurso importante é a integração com outros dispositivos já utilizados. Por exemplo, a possibilidade de conciliar gerenciamento de projetos ou ferramentas de controle de tempo em canais de troca de mensagens como o Slack. Em seguida, é possível digitar comandos direto desse último dispositivo para aprovar projetos, definir lembretes e responder perguntas.

3) Gestão financeira 

Um dos principais suportes dos empreendedores para se proteger dos efeitos da crise e também transformar desafios em oportunidades de desenvolvimento.

Uma gestão adequada das finanças vai além do controle do fluxo de caixa e dos ciclos de pagamento, quando ainda consegue ajudar a agilizar o ritmo de logística de entrega de um produto ou serviço, em conformidade com novas tendências trazidas por Pix e Open Banking.

A primeira contribuição das ferramentas e softwares utilizados para gerir as finanças de um negócio é a possibilidade de simplificar tarefas e automatizar funções, o que permite que o responsável pelo empreendimento consiga ter mais tempo para se dedicar ao próprio negócio.

No atual contexto esse suporte ganha mais relevância quando, além da tecnologia, agrega novos valores, via democratização de acesso ao produto e oferta de conhecimento adicional na forma de conteúdos e eventos para abrir perspectivas e evidenciar oportunidades.

4) Suporte remoto

Com os negócios imersos em recursos tecnológicos, é preciso garantir que as equipes de Tecnologia da Informação (TI) possam acessar os dispositivos de outros funcionários da empresa e mesmo de alguns clientes e stakeholders de maneira remota. Nesse momento, as ferramentas de suporte remoto entram em ação!

Se o suporte técnico ao cliente faz parte da oferta de serviço, opções como o Zoho podem ajudar no acesso com segurança a PCs, laptops, dispositivos móveis e servidores.

Quando falamos de acesso remoto, provavelmente o TeamViewer também é rapidamente lembrado. Ele oferece recursos como o acesso permanente a dispositivos autônomos, wake-on-LAN, a reinicialização remota, tela preta para acesso remoto privado, compartilhamento seguro e flexível de arquivos.

5) Viabilizando videoconferências 

Apesar de ser possível a comunicação com as equipes via ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração, a videoconferência dinamiza ainda mais as conversas. Isso porque ela permite a visualização de cada representante da equipe e dos clientes, ajudando a trazer de volta a conexão humana que muitas vezes se perde com a opção de trabalho remoto. Ferramentas como Microsoft Teams, Google Meet e Zoom dominam o setor das videoconferências.

As três opções permitem configurar videoconferências virtuais apenas pré-definindo um horário de reunião. Elas ainda possibilitam o envio de convites virtuais e a espera por todos os participantes daquela chamada. Essas ferramentas se integram automaticamente com a maioria dos calendários virtuais e definem lembretes, para eliminar a preocupação de agendar reuniões simultâneas.

6) Armazenamento em nuvem

Atualmente, a melhor forma de armazenar arquivos de uma empresa é no chamado não lugar ou na nuvem. Ao recorrer a esse recurso, todos os materiais guardados podem ser acessados de qualquer lugar e por qualquer pessoa credenciada, apenas a partir de uma boa conexão com a internet. Os funcionários ainda podem armazenar arquivos em pastas compartilhadas, para facilitar a localização de conteúdos ou documentos específicos.

Os serviços de armazenamento em nuvem também estão sendo cada vez mais valorizados diante das recomendações das autoridades de saúde de se evitar aglomerações.

Ao partilhar informações virtualmente e permitir que mais de uma pessoa tenha acesso de lugares diferentes, o recurso permite que as equipes continuem atuando remotamente ao mesmo tempo em que agiliza o fluxo de informações. As ferramentas de armazenagem em nuvem mais conhecidas e utilizadas são:

Dropbox: Um dos mais populares, conta com uma versão em aplicativo ou navegador para todas as plataformas. Na versão gratuita, oferece 2 GB de armazenamento, mas conta também com opções pagas com mais de 3 TB de espaço à disposição.

OneDrive: O serviço oferecido pela Microsoft é sincronizado diretamente com o Outlook e oferece 20 GB de forma gratuita para os usuários, quantidade que também pode ser aumentada sem custos adicionais.

Google Drive: Serviço mais útil para quem quer editar documentos, planilhas e apresentações. O Google Drive mantém os arquivos sincronizados entre diferentes dispositivos e a internet, ou seja, independentemente de onde você acesse, seja tablet, computador ou celular, estando conectado à internet, você terá a versão mais recente à disposição.

O serviço oferece gratuitamente 15 GB de armazenamento, que podem ser expandidos para mais de 10 TB mediante pagamento, saiba aqui como liberar espaço no gmail.